Деловая переписка давно перестала быть инструментом исключительно офисных работников. Мы уже не придаем этому значения, но ситуации, когда необходимо общаться при помощи писем, возникают постоянно.
Предложения о сотрудничестве, жалобы, претензии, просьбы, приглашения, запросы и благодарности — все это мы давно делаем в электронном виде.
К сожалению, иногда наши письма тонут в потоке входящей электронной почты и не получают ответа. Чтобы с твоими письмами такого не происходило, просто следуй этим важным правилам.
Определи цель письма
Чего ты хочешь от получателя? Если ты с ходу и четко можешь ответить на этот вопрос — значит, сможешь легко отразить это в письме. Проследи, чтобы цель проходила красной нитью через все письмо от начала до заключения.
И не поддавайся соблазну вложить в одно письмо сразу несколько целей, так ты рискуешь запутаться сама и запутать собеседника. Возьми за правило: одно письмо — одна цель.
Правильно сформулируй тему
Представь себя журналистом, который пишет статью. Любой журналист знает, что удачно сформулированная тема — залог того, что статью захочется прочитать. С письмами то же самое. Получателю достаточно взглянуть на тему, чтобы решить: открыть твое письмо, отложить или отправить его в корзину.
Запомни главный секрет успешной темы: она должна призывать к действию, которое ты ожидаешь от получателя. Поэтому не ограничивайся одним словом. Формулировки «прошу согласовать договор аренды» или «прошу рассмотреть заявление на возврат платья» — гораздо эффективнее, чем абстрактные «договор» или «заявление».
Продумай структуру
Вспомни, как нас учили писать сочинение в школе: нужно было тщательно продумать вступление, основную часть и заключение и только потом приступать к написанию. С электронным письмом то же самое. Структура поможет тебе быть уверенной в том, что твое сообщение поймут максимально точно.
- Вступление начни с приветствия, а затем кратко опиши, о чем пойдет речь в письме. Старайся быть максимально краткой и избегать «воды».
- Вступление не должно занимать больше двух-трех предложений.
- В основной части отрази мысли, факты и доводы, которые помогут достичь цели письма.
- В заключение резюмируй все вышенаписанное. Вспомни вопрос, который задавала себе вначале «чего я хочу от получателя?» — сейчас самое время написать об этом коротко и ясно. Можешь начать стандартной фразой «В связи с этим...» или заменить ее на менее официальную.
- В конце письма обязательно поставь подпись. Она должна состоять из завершающей фразы, твоего имени и контактов. В мире электронных коммуникаций подпись заменяет прощание. Так что, если ты не собиралась уйти «по-английски» — не стоит пренебрегать этим пунктом, даже если вы с получателем хорошо знакомы.
Выбери подходящий стиль
Самое сложное в переписке — правильно донести интонацию. Ведь в отличие от устного общения, твой адресат тебя не видит и не слышит. Ты не можешь дополнить свои слова выражением лица, интонацией, другими невербальными сигналами, поэтому строго следи за стилем письма и старайся избегать сомнительных формулировок и обилия восклицательных знаков.
И еще несколько важных моментов
- Отредактируй письмо перед отправкой. Проверь все ошибки и опечатки. Используй портал «Грамота.ру» для проверки орфографии. Затем еще раз прочитай письмо. Представь, что его прислали тебе, и если что-то кажется сложным или непонятным — смело меняй и сокращай.
- Если в письме есть вложения, обязательно напиши об этом в теме письма.
- Используй максимум два шрифта и желательно без засечек. В таком случае письмо будет читаться легче.
- Избегай смайликов. Они уместны разве что в мессенджерах или социальных сетях и плохо выглядят в деловой переписке.
- Согласно электронному этикету, переписку заканчивает тот, кто ее начал. Даже если все вопросы уже решены, будет не лишним написать письмо со словами благодарности, например, за сотрудничество или оперативные ответы.
