Не успела организовать мероприятие? Заказать вовремя сувенирную продукцию, расходные материалы? Сдать отчет? Сделать уборку до возвращения детей из школы?
Когда мы недовольны своими результатами (и не только в работе), то первым делом думаем: «Мне не хватило времени! Надо его лучше планировать». И совсем не учитываем другие факторы, без которых тайм-менеджмент совершенно бесполезен.
Главный из них — «мыслетопливо», то есть ресурсы, позволяющие твоему мозгу эффективно решать задачи.
Об этом феномене рассказывает консультант по личной эффективности Максим Дорофеев в своей книге «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» (изд. Манн, Иванов и Фербер).
«Конечно, нередко нам кажется, что заканчивается именно время, но на поверку это оказывается следствием опустошения бачка с мыслетопливом, как результат мы начинаем «тупить» и испытывать затруднения даже с элементарными вещами, делая их во много раз дольше обычного», — пишет Дорофеев.
И предлагает несколько путей сохранить «мыслетопливо», чтобы повысить свою продуктивность.
Разгружать рабочую память
Многие склонны держать в голове несколько текущих задач: «купить молока», «перезвонить Коле», «погладить блузку», «внести квартплату» и так далее. Проблема в том, что незаконченные дела занимают ум, постоянно напоминая о себе, то и дело всплывая в памяти, и «съедают» мыслетопливо.
Задача — выгрузить их. Многие это делают, составляя списки дел. Неплохо, когда они «вынесены» из головы наружу — на лист бумаги. Еще лучше, когда они вынесены все полностью.
Поэтому вечером, в конце дня, стоит сесть поудобнее, закрыть глаза и прокрутить все события дня в обратном хронологическом порядке. Память выдаст те невыполненные дела, которые ты забыла записать. Дополни список.
Важно организовать внешнее хранилище. Им может стать смартфон, компьютер, блокнот, планшет. Главное — чтобы постоянно был перед глазами, чтобы с ним было удобно поработать в любой удобный момент.
«Переваривать» список дел
Все дела из списка Дорофеев советует разбить на четыре вида:
1. Задачи (понятные действия, которые можно сразу выполнить).
2. Проекты или дела (большие куски активностей, где надо подумать, прежде чем их выполнять).
3. Информация (знания, которые не призывают к действиям, но могут быть востребованы в процессе выполнения задачи).
4. Встречи.
С каждым из этих видов дел стоит работать особым образом. Как — расскажем ниже.
Правильно формулировать задачи
Задача должна быть сформулирована максимально конкретно. Часто мы делаем очень расплывчатые пометки, которые совершенно не помогают сдвинуть дело с мертвой точки: «встреча в понедельник», «Миша счетчики», «Оля договор». Задача висит, не находит решения, отнимает мыслетопливо.
«Задача «Вылечить зуб» прокрастинировалась около года, но стоило ей превратиться в «Зайти в HR и взять продленную страховку», как дело сдвинулось с мертвой точки. Задача «Сдать отчет по командировке» через три месяца откладывания на потом превратилась в «Поискать дома в желтом рюкзаке чек за оплату гостиницы», сдвинулась и решилась через два дня», — приводит примеры Максим Дорофеев.
Сразу представлять результат проекта
На что это будет похоже? Что вы будете чувствовать? Что будете делать с этим дальше?
Затем Дорофеев рекомендует вычислить ближайшую задачу проекта, записать ее в список и выполнить. И так, постепенно, по задаче, спланировать и завершить его.
Объединять
С «информацией» работать немного сложнее, потому что ее сложно классифицировать: нет четких критериев. Плюс она постоянно меняется.
Дорофеев рекомендует задать себе два вопроса:
— Когда (при каких условиях) этот кусочек мне понадобится?
— Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?
«Как правило, информация имеет смысл лишь в рамках какого-то контекста, например, что-то важно только в рамках определенной задачи (ссылка на товар, который надо заказать в интернет-магазине), что-то имеет смысл лишь в рамках выполнения какого-то проекта (контакты заказчика, список членов проектной команды, план на ближайший квартал), бывает информация, которая в принципе важна в масштабах всей вашей работы, жизни и так далее», — пишет Дорофеев.
Поэтому старайся информацию помещать в так называемую зону видимости — поблизости от задач и проектов, к которым она относится.
Интересно, что категорию «встречи» автор метода относит тоже к типу «информация». Если что-то помечено в календаре, это не значит, что надо о чем-то подумать или что-то сделать.
«Это просто свидетельство того, что вот этот кусочек своей жизни я решил посвятить вот этому мероприятию, проходящему в такое-то время в таком-то месте».
Выгрузив это все из головы, ты сэкономишь кучу усилий. Правда, сначала нужно будет потратить время на организацию этого процесса, зато потом жить и планировать станет намного легче.
