У меня есть подруга Настя. Спортсменка, комсомолка, красавица, но всегда срывает сроки. Говорит, что не может ничего поделать: она откладывает важное дело до последнего, хотя знает, что может его сделать всего за час. Что в последний час ей проще всего мобилизовать свои силы.
Но работа, отложенная на последний момент, часто не может быть выполнена или выполнена качественно потому, что для решения задачи может понадобиться дополнительная информация, на сбор которой уже нет времени. Ни чувство вины, ни чувство стыда, ни постоянная необходимость оправдываться проблему не решают — жалуется Настя.
Прокрастинация свойственна большинству людей — желание отложить неприятное дело на потом вполне объяснимо, это защитная психологическая реакция. «Не буду думать об этом сегодня, подумаю об этом завтра» — даже мой любимый персонаж Скарлетт О’Хара частенько прибегала к такому приему, причем сознательно. Но когда прокрастинация становится нормой и моделью ежедневного поведения, это уже диагноз. В прямом смысле — психологи всего мира бьются над этой проблемой с переменным успехом. Универсального рецепта нет, к каждому человеку нужен свой подход, однако методики тайм-менеджмента определенно помогают в борьбе с прокрастинацией.
В свое время я прочитала много книжек по управлению временем, авторы дают миллионы советов — расскажу, какие работают лично для меня.
1. Съесть жабу. Этот совет Брайана Трейси (в оригинале он звучит «съешьте лягушку», но на мой взгляд, жаба противнее и лучше иллюстрирует пример) я люблю за его живописное название и эффективность. Съесть жабу — означает силовым решением выполнить в самом начале дня самые сложные, противные и неприятные дела. Это могут быть звонки, письма или просто какая-то рутинная работа, за которую очень не хочется браться, но нужно сделать. Практика показывает, что после того как жаба съедена, остальные дела выполняются легко и просто, ты преисполнен чувства выполненного долга и чувствуешь себя супергероем, которому все по плечу. А самое главное: голова свободна от тревожных мыслей, что у тебя что-то не сделано.
2. Бороться со слоном. Согласно книге Ричарда Дафта, внутри каждого из нас живет слон, толстый, жирный, ленивый и непробиваемый, олицетворяющий наши инстинкты и первобытные желания. То есть когда надо сдать отчет, а ты сидишь в соцсетях, или когда решил сесть на диету, а рука сама тянется к тортику — это все он, слон. Слон очень любит ничего не делать и крайне тяжело управляем. Научиться управлять слоном — это значит, научиться делать то, что нужно, а не то, что хочется. И вовремя ловить себя на том, когда за тебя и в тебе говорит/делает слон. Я побеждаю своего слона с переменным успехом, и победы порой пугают: иногда мне даже кажется, что я превращаюсь в робота, которому чуждо все человеческое, но в конечном счете получаю удовлетворение от преодоления себя. И потом, за хорошую работу слона можно побаловать.
3. Искать тишину. Я люблю начинать рабочий день в 8 утра — в это время в офисе еще никого нет, и у меня есть час-полтора, чтобы проверить почту, ответить на письма и сделать важные дела, не боясь быть «выдернутой» из процесса очередным срочным вопросом. Кто-то предпочитает обратное — искать тишину вечером. Думаю, здесь многое зависит от биоритмов, хотя мне кажется, что начинать день раньше удобнее, так как тогда ты совпадаешь с графиком работы большинства компаний-партнеров, но при этом у тебя есть бонусный тихий час, а значит, больше возможностей решить все важные вопросы в течение дня, не перенося ничего «на завтра».
4. Надевать наушники. Я не фанат музыки, у меня никогда не было плейера, а на компьютере никогда нет папки с треками. Если я слушаю какие-то альбомы, то делаю это онлайн. Но последнее время я все чаще надеваю наушники, чтобы не отвлекаться на посторонние шумы и лучше концентрироваться. Я заметила, что связь наушники — концентрация закрепляется где-то «на подкорке» (эксперимент про собаку Павлова в действии☺), и чтобы абстрагироваться, мне порой и вовсе не нужна музыка, достаточно просто надеть наушники. В этом есть и еще один положительный побочный эффект: когда люди видят, что ты в наушниках, то реже беспокоят по мелким вопросам, которые на самом деле могут решить самостоятельно.
5. Выработать систему работы с письмами. Конечно, когда в день приходит 10—20 писем, то, может быть, никакая система и не нужна. Но когда этих писем 80—100 или больше (это значит одно письмо каждые 10 минут), то с этим определенно надо что-то делать. Благо современные почтовые ящики дают сегодня множество возможностей для систематизации: создание новых папок, маркировка ярлыками «важное», функция пометить письмо как «непрочитанное», чтобы вернуться к нему позже, заглянув в соответствующую папку. Кроме того, лично я предпочитаю на «простые» письма отвечать сразу же: во-первых, оперативно отвечать на письма — это правило хорошего тона, так что если ты можешь ответить немедленно — не затягивай; во-вторых, чтобы опять-таки не держать «в уме» целый список отложенных дел. Этот пункт может показаться смешным и не заслуживающим внимания, однако я была удивлена, как много людей пренебрегают им, используя функционал почтового ящика только на 10%.
6. Пользоваться ежедневником. Или планером. Или календарем — компьютерным или настольным. Для меня, например, ежедневник неудобен — это книга, которая так и норовит закрыться, а мне важно видеть список на день перед глазами постоянно. Поэтому я пользуюсь перекидным настольным календарем. Да-да, таким, как выпускали в советские времена. Это помогает видеть картину целиком и планировать день. Новый день — новый список. К тому же выполненные дела так приятно вычеркивать.
7. «Удалять» дела. Правда в том, что, каким бы хорошим планировщиком ты ни был, в сутках всего 24 часа, из которых треть уходит на сон и еду. Хорошие книги по тайм-менеджменту учат не «как успеть все» (это нереально), а как правильно расставить приоритеты. Научиться вычеркивать из списка неважные дела, которые ты НЕ будешь делать — непростая задача, которая заставляет человека чувствовать свою беспомощность и даже чувство вины. С этим пунктом у меня дела обстоят сложнее всего, но я работаю в этом направлении.
Вопросы тайм-менеджмента важнее, чем кажутся на первый взгляд. Жизнь одна и не бесконечна, а приближение Нового года заставляет сильнее задуматься над быстротечностью времени. Что ты сделал за этот год, доволен ли этим, что бы хотел поменять, о чем жалеешь? Управлять временем — это не значит посвящать все время работе и быть эффективным менеджером. Управлять временем — значит, грамотно им распоряжаться, чтобы его хватало и на работу, и на отдых, и на семью, и на друзей.
А какие приемы тайм-менеджмента «работают» для вас?
