Марина Иванова, клинический медицинский психолог и эксперт-практик Moscow Business School в области управления предприятиями, рассказала, как направить беседу в нужное русло во время рабочей встречи.
Часто встречи проходят без четкой структуры и целей, превращаясь в бессмысленный поток слов, где участники теряют фокус. Правильно сформулированные вопросы могут изменить ход беседы, задав нужное направление и помогая участникам осознать цели встречи. Они не только структурируют обсуждение, но и создают атмосферу доверия и взаимопонимания.
Даже вопросы, не относящиеся напрямую к теме встречи, могут разрядить обстановку, снять напряжение и поддержать диалог в легкой и непринужденной манере. Они помогают выяснить истинные мотивы участников и решить проблемы. Мы редко задумываемся о том, как формулируем вопросы и насколько они эффективны. Однако, если успех встречи зависит от правильно поставленных вопросов, стоит подготовиться к их формулировке заранее.
Какие вопросы задавать на рабочей встрече
Открытые и закрытые вопросы
Открытые вопросы позволяют собеседнику развернуто высказаться и глубже раскрыть тему. Например, вопрос «Что вы думаете о предложенном проекте?» предоставляет собеседнику простор для откровенного ответа.
А закрытые вопросы эффективны в тех ситуациях, когда требуется получить четкий и однозначный ответ. Они идеальны для уточнения конкретной информации или подтверждения договоренностей. Например, на переговорах, если у вас есть сомнения по поводу выполнения обязательств партнером, спросите прямо: «Вы сможете завершить проект к назначенному сроку?»
Закрытый вопрос побуждает к более искренним ответам, даже если они не соответствуют вашим ожиданиям.
Вопросы с иллюзией альтернативы
Они создают у собеседника ощущение выбора, хотя на самом деле все варианты ведут к желаемому вам результату. Такие вопросы направляют обсуждение в нужное русло, не вызывая сопротивления и позволяя избежать конфликта. Примеры:
- «Вы предпочитаете обсудить этот вопрос сейчас или после перерыва?» (В обоих случаях обсуждение состоится).
- «Вы бы хотели начать с анализа рынка или сразу перейти к обсуждению стратегии?» (Обсуждаться будут в любом случае обе темы).
Уточняющие вопросы
Они помогают переформулировать то, что уже было сказано, и подтвердить правильное понимание позиции собеседника. Примеры:
- «Если я правильно понимаю, вы предлагаете изменить сроки проекта?»
- «Уточните, пожалуйста, что именно вы имеете в виду под альтернативным подходом».
Причинно-следственные вопросы
Помогают раскрыть глубинные причины и мотивы действий или решений собеседника. Они подойдут в ситуациях, когда важно понять, какие есть сомнения или опасения. Такие вопросы начинаются с «Почему». Примеры:
- «Почему вы считаете, что этот метод будет наиболее эффективным?»
- «Почему вы выбрали именно этот подход к решению проблемы?»
Рекомендации для продуктивных встреч
Определите общую цель встречи
Это помогает направлять обсуждение в продуктивное русло и объединяет участников вокруг общей задачи, даже если пути ее достижения различаются.
Проявляйте эмпатию
Показывайте, что вы действительно заинтересованы в их мнении и опыте. Эмпатия поможет вам лучше понять их позицию и мотивы, что сделает диалог более открытым и доверительным.
Слушайте внимательно и анализируйте ответы собеседников, соотнося их с вашими собственными целями и задачами.
Интересуйтесь позицией собеседника
Задавайте вопросы, чтобы понять истинные интересы участников встречи, которые могут быть неочевидными или скрываться за общими фразами.
Не выходите в открытый конфликт
Старайтесь избегать агрессии, чтобы не вызвать у собеседника оборонительной реакции.